FSA Kodex oder Sunshine Act

Compliance-Richtlinien können im Veranstaltungseinkauf unkompliziert bedacht werden

Am 4. Juni 2016 trat das Anti-Korruptionsgesetz in Kraft. Die Pharmabranche arbeitet mit Hochdruck an entsprechenden Compliance-Richtlinien, bei denen gerade die Zuwendungen an Health Care Professionals eine zentrale Rolle spielen. Buchungsportale für den Veranstaltungseinkauf können beim Reporting entscheidend helfen.

Ob ein Hotel den Compliance-Richtlinien entspricht, ist keine Frage der DEHOGA Sterneklassifizierung, sondern immer noch Auslegungssache des jeweiligen Chemie- oder Pharmaunternehmens. Es gibt keine standardisierten Kriterien. Die Anforderungen des Anti-Korruptionsgesetzes verlangen jedoch klarere Richtlinien, wobei gerade die Dokumentation von Zuwendungen im Fokus steht. Angst vor dem 4 Sterne Hotel und der Tagung mit Rahmenprogramm, ist auch nach der Verabschiedung des Anti-Korruptionsgesetzes unangebracht. Vielmehr ist es wichtig, einen Überblick über alle Zuwendungen zu behalten. Dies kann und muss schon in der Planung einer Veranstaltung bedacht werden.

Die Verpflichtung

Die freiwillige Dokumentationspflicht, der sich die Unternehmen in unterschiedlicher Art und Weise verpflichtet haben, verlangt eine genaue Darstellung der Veranstaltungen und deren Gäste. Der FSA Kodex verlangt beispielsweise von den Unternehmen, ihre Aufwendungen für Health Care Professionals zu dokumentieren und im Internet zu veröffentlichen. Die Herausforderung für die Pharmabranche liegt nun darin, überhaupt in der Lage zu sein der Reportverpflichtung – ohne hohem, personellen Aufwand – nachzukommen.

Auch der amerikanische Patient Protection and Affordable Care Act (2010) verlangt ähnliche Offenlegungsverpflichtungen. Der Sunshine Act ist die Antwort amerikanischer Unternehmen auf dieses Gesetz und ähnelt dem FSA Kodex. In Zusammenarbeit mit dem deutschen Pharmamarkt ergeben sich jedoch weitere Details, auf die in der eigenen Dokumentationspflicht eingegangen werden muss.

Eine einfache Lösung

Veranstaltungen aller Art können heute über Einkaufsplattformen organisiert werden. Integrierte Portale erlauben einen schnellen Zugriff auf große Hoteldatenbanken und ermöglichen einen prozessorientierten Anfrage- und Buchungsablauf. Freigabe- sowie Einkaufsrichtlinien der Unternehmen können vollständig berücksichtig werden. Selbst die Abrechnungsabwicklung ist integriert. Compliance-Richtlinien werden hier in den Prozess eingebunden.

Filterkriterien, die Rückschlüsse auf den Freizeitwert eines Hotels zulassen, sind beispielsweise in der Vorauswahl hilfreich. Diese können auch speziell gekennzeichnet werden. Zum anderen müssen die eingekauften Veranstaltungsleistungen so detailliert dargestellt werden, dass diese der Dokumentationsverpflichtung entsprechen.

Auf dem Markt angefragte Konferenzpauschalen ermöglichen zunächst keine Klassifizierung der Leistungen. Die Kosten des Verpflegungsanteils können beispielsweise nicht ausgewiesen werden, obwohl gerade dies im Reporting notwendig ist.

Die Herausforderung liegt daher in der genauen Anfrage der Leistung, der anschließenden Erfassung der tatsächlichen Kosten und der finalen Zuordnung der anwesenden Health Care Professionals. Manuell ist dies mit einem hohen Aufwand verbunden. Im digitalen Veranstaltungseinkauf können diese Prozesse automatisiert werden.

Wir alle partizipieren von der freiwilligen Selbstverpflichtung der Unternehmen, deren Ziel es ist, den Patienten und die beste Medikation in den Mittelpunkt zu stellen. Die Dokumentationsverpflichtung garantiert zudem einen fairen Wettbewerb und hält die Kosten für die Krankenkassen gering.

Ein zielgerichteter und prozessorientierter Veranstaltungseinkauf unterstützt diese Ziele, ohne weitere Kosten zu verursachen. Entsprechende Buchungsportale sind noch relativ neu am Markt und werden erst langsam entdeckt. Gerade in Hinblick auf die eigenen Compliance-Richtlinien lohnt sich jedoch ein Blick.

Gräfin Josephine von Brühl, Geschäftsführerin der MICE Portal GmbH